في بيئة الأعمال الحديثة، أصبحت خصوصية مداولات مجالس الإدارات ركيزة أساسية في ممارسات الحوكمة الرشيدة، وحماية المصالح الاستراتيجية للمنشآت.
ما يُناقَش داخل قاعة المجلس – من قرارات، مداولات، خطط توسعية، وملفات حساسة – لا يقل أهمية عن الأرقام التي تُعلَن في التقارير السنوية، بل في كثير من الأحيان، تكون تلك المداولات هي المنطقة الرمادية بين النجاح أو الانهيار.
لماذا تُعتبر مداولات مجالس الإدارات سرية بطبيعتها؟
-
لأن المجلس يتناول قضايا غير معلنة، مثل:
-
خطط استثمار مستقبلية
-
قرارات اندماج أو استحواذ
-
تعيينات قيادية أو إعفاءات
-
ملفات مالية داخلية
-
نزاعات قانونية أو قضايا تنظيمية
-
-
لأنها تُشكل معلومات داخلية (Insider Information)، يُمكن أن تُستخدم لأغراض غير قانونية إن لم يتم ضبطها، كالمضاربة في الأسهم أو التلاعب في السوق.
-
لأن أعضاء المجلس مسؤولون – نظامًا – عن حماية مصالح المنشأة والمساهمين، وأي تسريب يُمكن أن يُعرضهم للمساءلة.
ماذا تقول الأنظمة والحوكمة عن خصوصية المجلس؟
نظام الشركات السعودي (المحدث 2022):
-
يُلزم أعضاء المجلس بالحفاظ على سرية المعلومات التي يطلعون عليها بحكم مناصبهم، وعدم استخدامها لتحقيق مصالح شخصية أو إفشاءها لجهات خارجية.
-
المادة (26) تؤكد على مسؤولية العضو في عدم إفشاء أسرار المنشأة حتى بعد انتهاء عضويته.
قواعد الحوكمة الصادرة عن هيئة السوق المالية (CG Rules):
-
تؤكد على أن من واجبات مجلس الإدارة ضمان وجود سياسات تحمي سرية المعلومات وتحد من تضارب المصالح.
دليل منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية (OECD) لحوكمة الشركات:
-
يشير إلى أن حماية خصوصية المناقشات داخل المجلس جزء من بناء ثقة المساهمين والأسواق المالية.
أمثلة واقعية على اختراق الخصوصية:
-
في عام 2019، قامت هيئة الأوراق المالية الأمريكية (SEC) بالتحقيق مع أحد أعضاء مجلس إدارة شركة مدرجة قام بتسريب مداولات الاستحواذ لصديق له، ما أدى لتحقيق أرباح غير قانونية بلغت 600,000 دولار.
-
في 2021، اضطر أحد مجالس الشركات في الخليج إلى إعادة التصويت على قرار داخلي بعد تسرب تفاصيله للصحافة قبل صدوره الرسمي، مما تسبب في اهتزاز صورة الشركة وفقدان الثقة.
ما المخاطر الناتجة عن ضعف حماية خصوصية المجلس؟
-
تسريب القرارات قبل إعلانها يخلق اضطرابًا في السوق
-
احتمال تعرض الشركة لمساءلة تنظيمية أو قانونية
-
فقدان ثقة الأعضاء أو الشركاء الاستراتيجيين
-
احتمالية التأثير على نتائج التصويت داخل المجلس (الضغوط الخارجية)
-
تعطيل اتخاذ القرار بسبب مخاوف الأعضاء من التسريب أو التشهير
ما الذي يجب على المنشآت فعله لحماية سرية المجلس؟
-
إنشاء سياسة خصوصية مكتوبة ومُلزمة لأعضاء المجلس واللجان المساندة
-
استخدام أنظمة مؤتمتة تحفظ المحاضر والملفات وتقيّد الوصول حسب الصلاحيات
-
تفعيل التوقيع الرقمي على القرارات والمداولات
-
منع استخدام البريد الشخصي أو تطبيقات التواصل غير الرسمية لتبادل ملفات المجلس
-
اعتماد حلول أمنية عالية عند مشاركة الملفات أو عقد الاجتماعات عن بعد
الحل التقني: كيف يعزز تطبيق المجلس خصوصية المداولات؟
في ظل هذا التحدي المتزايد، يبرز تطبيق المجلس كحل تقني صُمم خصيصًا لضمان:
✅ إدارة الاجتماعات رقمياً بطريقة مؤمنة ومؤرشفة
✅ تقسيم الصلاحيات بدقة (رئيس – عضو – سكرتير – تقني)
✅ منع مشاركة الملفات خارج المنصة
✅ توثيق جميع الإجراءات داخل النظام
✅ تفعيل التوقيع الرقمي على المحاضر والقرارات
✅ تشغيل الاجتماعات عن بُعد بسرية تامة مع أرشفة النقاشات والملفات
✅ إشعارات داخلية آمنة بدلًا من رسائل البريد أو الواتساب
خلاصة
خصوصية مداولات مجلس الإدارة ليست ترفًا إداريًا، بل واجب نظامي وأخلاقي، وفقدانها يهدد كيان المنشأة وثقة أصحاب المصلحة.
في زمن التحول الرقمي، لم يعد من المقبول أن تُدار القرارات الحساسة بطرق تقليدية وغير مؤمنة.
ابدأ من اليوم باستخدام حلول ذكية وآمنة مثل تطبيق المجلس، وارتقِ بمستوى الحوكمة والاحترافية داخل منشأتك.